งานการเงิน

การดำเนินงานด้าน การเงิน บัญชี และพัสดุ

ณ 1 มค.2551

โครงสร้างการบริหารงานภายในของแต่ละแผนงาน/โครงการเชิงรุก อาจมีการจัดโครงสร้างตามขนาดและลักษณะเฉพาะของแต่ละโครงการ โดยจะต้องดูแลระบบการเบิกจ่ายเงินและบัญชีให้มีความถูกต้องเรียบร้อย และตรวจสอบการทำงานของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ การเบิกจ่ายเงินสนับสนุนต้องปฏิบัติตามที่ได้ตกลงไว้กับสสส. และปฏิบัติตามแนวทางการจ่ายที่ระบุไว้ในคู่มือนี้ เพื่อให้การบริหารจัดการเงินสนับสนุนเป็นไปอย่างคล่องตัว และเอื้อต่อการทำงานแผนงาน/โครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลาทั้งจากบุคคลภายในและภายนอก สสส. จึงได้กำหนดแนวทางการดำเนินงานที่สำคัญๆ ให้กับผู้รับผิดชอบโครงการใช้ปฏิบัติร่วมกัน ดังนี้

การบริหารจัดการภายใน

การวางระบบ

1. จัดระบบการบริหารจัดการภายใน “แผนงาน/ชุดโครงการ/โครงการเชิงรุก” ให้มีความเหมาะสมและมีประสิทธิภาพในการบริหารงานที่รับผิดชอบ

2. กำหนดอำนาจและวงเงินอนุมัติการใช้จ่ายภายในแผนงาน/ชุดโครงการ/โครงการภายใต้แผนงานและงบประมาณที่ได้รับอนุมัติจาก สสส.

3. กำหนดบุคคลให้มีบทบาทหน้าที่ อำนาจ และความรับผิดชอบในการอนุมัติเบิกจ่ายเงินและปฏิบัติงานด้านการเงิน บัญชี และพัสดุ

4. โครงการขนาดใหญ่ควรกำหนดบทบาทหน้าที่ของเจ้าหน้าที่การเงิน และบัญชี เป็นคนละคน สำหรับโครงการขนาดเล็ก อาจเป็นคนเดียวกันได้ โดยบุคคลที่ทำหน้าที่นี้ต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในงานที่ตนรับผิดชอบ ซื่อสัตย์ ไว้วางใจได้

การควบคุมภายใน

1. ควรมีการแจกแจงรายจ่ายรายกิจกรรมที่ได้รับการอนุมัติพร้อมจัดระบบควบคุมยอดค่าใช้จ่ายเป็นรายกิจกรรม หรือโครงการย่อยเพื่อติดตามการใช้จ่ายเงินในแต่ละหมวดให้เป็นไปตามงบประมาณโครงการที่ตั้งไว้ หากรายจ่ายจริงที่เกิดขึ้นเปลี่ยนไปจากงบประมาณที่กำหนดไว้ในสัญญาเกินกว่าร้อยละ 10 ให้แผนงาน/ชุดโครงการ/โครงการ ทำหนังสือชี้แจงเหตุผลและขออนุมัติปรับโอนงบประมาณข้ามหมวดจาก สสส. ก่อน

2. การจัดทำบัญชี การเงิน วัสดุ และครุภัณฑ์ ต้องเก็บหลักฐานการเบิกจ่ายให้เป็นระบบและเรียบร้อยพร้อมที่จะให้มีการตรวจสอบจากบุคคลภายในและภายนอกได้ตลอดเวลา โดยเฉพาะครุภัณฑ์จะต้องจัดทำทะเบียนและกำหนดหมายเลขประจำครุภัณฑ์ให้เรียบร้อย

3. เอกสาร สมุดบัญชี และทะเบียนต่างๆ ที่ใช้เป็นไปตาม สสส. และ/หรือแผนงาน/ชุดโครงการ กำหนดให้มีความเหมาะสมและเป็นไปตามแนวทางของ สสส.

เอกสารที่เกี่ยวข้องด้านการเงิน บัญชี พัสดุ

เอกสารหลักๆ ภายในโครงการ ที่พึงมี ประกอบด้วย (โปรดดู ตัวอย่าง แบบฟอร์มต่างๆได้ในบทที่ 6)

การจัดทำทะเบียนคุม เพื่อการจัดวางระบบควบคุมภายในที่ดี ผู้รับผิดชอบโครงการควรต้องจัดทำ

1. ทะเบียนคุมเช็ค : ใช้บันทึกเพื่อควบคุมการถอนเงินจากบัญชีออมทรัพย์และโอนไปตั้งจ่ายที่บัญชีกระแสรายวันเพื่อจ่ายเช็ค

2. ทะเบียนคุมการเบิกจ่ายเงิน : ใช้บันทึกเพื่อควบคุม การรับ-จ่ายให้ตรงกับบัญชีเงินฝากธนาคาร

3. ทะเบียนคุมเงินสดย่อย : ใช้บันทึก การรับ –จ่าย และเบิกชดเชยเงินสดย่อย

4. ทะเบียนคุมวัสดุ : ใช้บันทึกยอดคงเหลือของวัสดุสำนักงานที่มีอยู่เมื่อมีการสั่งซื้อเพิ่มต้องบันทึกเพื่อเพิ่มยอดและบันทึกตัดยอดเมื่อมีการเบิกจ่าย และเมื่อสิ้นเดือนต้องมีการตรวจนับวัสดุที่มีเหลืออยู่จริงเปรียบเทียบกับทะเบียนคุมวัสดุของแผนงาน/โครงการ เชิงรุก ต้องตรงกัน

5. ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ (พน.3): ใช้บันทึกประเภทราคาของครุภัณฑ์ วันที่รับเข้า เลขที่ใบส่งของ และกำหนดรหัสครุภัณฑ์

6. ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่าย : ใช้บันทึกเพื่อควบคุมการยืมเงิน-การคืนเงินไม่ให้มีการยืมเงินซ้ำซ้อน และทราบว่าลูกหนี้คนใดยังไม่คืนเงิน

7. ทะเบียนคุมเลขที่เอกสารภายใน : ใช้บันทึกเลขที่สำหรับเอกสารที่ใช้ภายในแผนงาน/ชุดโครงการ/โครงการ โดยออกเลขเรียงลำดับ เช่น บันทึกอนุมัติจัดประชุม บันทึกอนุมัติเดินทางไปปฏิบัติงาน เป็นต้น โดยกำหนดเลขที่ตามปีปฏิทิน

8.ทะเบียนคุมเลขที่เอกสารภายนอก : ใช้บันทึกสำหรับเอกสารที่ส่งออกไปนอกแผนงาน/ชุดโครงการ/โครงการ โดยออกเลขเรียงตามลำดับ เช่น หนังสือเชิญประชุมเป็นต้นออกเลขทะเบียนคุมตามปีปฏิทิน

เอกสารสำคัญประกอบการเบิกจ่ายภายในโครงการ

1. แบบอนุมัติโครงการย่อย และรายงานสรุปเพื่อขออนุมัติ (สน.1) ใช้เป็นเอกสารเพื่อเสนอขออนุมัติโครงการ โดยข้อความที่ระบุต้องสอดคล้องกับเอกสารแนบ

สิ่งที่ต้องระบุ ชื่อโครงการ ผู้รับผิดชอบโครงการ ผู้รับทุน การทบทวนโครงการ ระยะเวลาโครงการ งบประมาณที่ขอรับการสนับสนุน และชื่อผู้อนุมัติ

เอกสารแนบ ข้อตกลง และเอกสารแนบท้ายข้อตกลง

2. แบบเบิกเงินโครงการย่อย (สน.2) ใช้เป็นเอกสารเพื่อขอเบิกเงินแต่ละงวดจากโครงการ

สิ่งที่ต้องระบุ รายงานสรุปประกอบการขออนุมัติเงินงวด และเอกสารแนบท้ายอื่นตามที่ระบุไว้ในสัญญา

เอกสารแนบท้าย รายงานสรุปประกอบการขออนุมัติเงินงวด และเอกสารแนบท้ายอื่นตามที่ระบุไว้ในสัญญา

เอกสารสำคัญเกี่ยวกับการเงิน

1.การรับเงินสนับสนุนจาก สสส.

§ เอกสารประกอบการรับเงิน ได้แก่ สำเนาใบสำคัญรับเงิน และสำเนาสมุดเงินฝากธนาคารหน้าที่มีจำนวนเงินที่ได้รับ

§ การบันทึกบัญชี

- แผนงาน : จัดทำใบสำคัญรับเงิน และลงบัญชี

- ชุดโครงการ โครงการ เครือข่าย : ลงรับเงินโอนงวดที่ 1 ในทะเบียนคุมเบิกเงิน

- อื่นๆ ตามที่กำหนด (ถ้ามี)

2.การรับคืนเงินยืม เกิดขึ้นเมื่อมีการขอยืมเงินเพื่อใช้ในการดำเนินงาน เช่น ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปปฏิบัติงาน และมีเงินเหลือคืน

- เอกสารประกอบ สำเนาใบนำส่งเงิน สำเนาใบนำฝากเงิน

- การบันทึกบัญชี แผนงาน โครงการ เครือข่าย ทำเช่นเดียวกับข้อ 1

3.การรับดอกเบี้ยรับ เมื่อมีดอกเบี้ยเงินฝากเกิดขึ้นตามระยะเวลาที่ธนาคารกำหนด

- เอกสารประกอบ สำเนาสมุดเงินฝากธนาคารหน้าที่มีดอกเบี้ยรับ

- การบันทึกบัญชี แผนงาน โครงการ เครือข่าย ทำเช่นเดียวกับข้อ 1

4.รายได้ และรายรับอื่น ที่นอกเหนือจากที่กล่าวไว้ข้างต้น

- เอกสารประกอบ ใบเสร็จรับเงิน (กรณีแผนงาน) ใบสำคัญรับเงิน (กรณีโครงการ เครือข่าย)

- การบันทึกบัญชี แผนงาน โครงการ เครือข่าย ทำเช่นเดียวกับข้อ 1

5. ใบสำคัญรับ / Receipt Voucher (งน.3) : ใช้เมื่อมีการรับเงิน เช่น รับคืนเงินยืม รับโอนเงินสนับสนุนดอกเบี้ยรับ รายได้อื่นๆเป็นต้น

6.ใบสำคัญจ่าย / Payment Voucher (งน.4): ใช้เมื่อมีการจ่ายเงิน เช่น จ่ายเงินสนับสนุน ยืมเงินเป็นค่าใช้จ่ายจัดประชุม ยืมเงินเป็นค่าเดินทางไปปฏิบัติงาน เบิกเงินค่าใช้จ่ายต่างๆ ภายในแผนงาน/ชุดโครงการ/โครงการ เป็นต้น

7.ใบยืมเงินทดรองจ่าย (งน.5) ใช้เป็นเอกสารเพื่อขอยืมเงินต่างๆ เช่น การยืมเงินเพื่อจัดประชุม การยืมเงินซื้อวัสดุสำนักงาน การยืมเงินซื้อครุภัณฑ์ ฯลฯ เป็นต้น

สิ่งที่ต้องระบุ วัตถุประสงค์ในการยืมเงิน ชื่อผู้ยืมเงิน และจำนวนเงินที่จะยืม

เอกสารแนบ หนังสือเชิญประชุม ในกรณีซื้อวัสดุสำนักงาน /ครุภัณฑ์ ให้แนบใบเสนอราคา อื่นๆ ที่สอดคล้องกับกิจกรรมที่ขออนุมัติดำเนินการ

8.ใบคืนเงินทดรองจ่าย (งน.6) ใช้เป็นเอกสารประกอบเพื่อคืนเงิน/เบิกเพิ่ม

สิ่งที่ต้องระบุ เลขที่สัญญายืมเงิน รายละเอียดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงว่าสูงกว่าหรือต่ำกว่าจำนวนเงินที่ยืมไป ถ้าสูงกว่าเงินที่ยืมไปต้องเบิกเพิ่ม ถ้าต่ำกว่าเงินที่ยืมไปต้องคืนเงิน

เอกสารแนบ รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมลายเซ็น ใบสำคัญรับเงิน ใบเสร็จรับเงิน แบบรายงานการเดินทางไปปฏิบัติงาน และอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการเบิกจ่าย

การเก็บเอกสารทางบัญชี การเงิน

สมุดบัญชีและเอกสารโครงการควรจัดเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบในที่ที่เหมาะสมตลอดเวลา โดยเอกสารใบสำคัญให้แยกเป็น 2 แฟ้ม คือ แฟ้มใบสำคัญรับ และแฟ้มใบสำคัญจ่าย การจัดเก็บเอกสารในแฟ้มให้เรียงตามเลขที่ใบสำคัญและวันที่เกิดรายการ เพื่อประโยชน์ในการค้นหาเมื่อมีข้อผิดพลาดในรายงานต่างๆ ที่ส่ง สสส. หรือเมื่อมีการตรวจสอบ โดย ผู้ตรวจสอบ หรือ สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.)

การเงิน

แนวทางปฏิบัติด้านการเงินโครงการ สำหรับทุกกิจกรรมที่ได้รับการสนับสนุน

หลักการ แนวทางปฏิบัติด้านการเงิน สสส. ยึดหลักการ ดังนี้

§ การรับและจ่ายมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้

§ การใช้จ่ายเงินอุดหนุนเป็นไปตามวัตถุประสงค์ มีที่มาที่ไปของการรับและจ่ายที่ชัดเจน

§ เอกสารการเบิกจ่ายมีความสมบูรณ์ ครบถ้วน ถูกต้อง สามารถตรวจสอบได้

แนวปฏิบัติ

เพื่อความเข้าใจตรงกันในแนวทางปฏิบัติด้านการเบิกและใช้จ่ายเงินโครงการที่ได้รับทุนสนับสนุนจาก สสส. จึงขอแบ่งขั้นตอนและวิธีปฏิบัติ ดังนี้

Ø ก. เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติ

โครงการที่ผ่านการพิจารณาของคณะกรรมการและอนุมัติทุนแล้วควรปฏิบัติตามเงื่อนไข ดังนี้

1.การเปิดบัญชีโครงการ

1) เปิดบัญชีประเภทออมทรัพย์ในนามโครงการ(โดยใช้ชื่อโครงการที่สื่อความหมายไม่ยาวเกินไป)กับธนาคารพาณิชย์ ทั้งนี้ สามารถเปิดบัญชีประเภทกระแสรายวัน ควบคู่ไปด้วยกันได้ เพื่อใช้สมุดเช็คในการเบิกถอนให้มีความสะดวกและรัดกุมยิ่งขึ้น โดยผู้มีอำนาจลงนามเบิกจ่าย 2 ใน 3 ซึ่ง”ผู้รับผิดชอบโครงการ” เป็นผู้ลงนามหลัก ในการเบิกจ่ายทุกครั้ง

2) งดใช้ ATM ในการเบิกจ่าย สำหรับสมุดบัญชีโครงการ เพื่อให้มีหลักฐานง่ายต่อการตรวจสอบภายหลัง

3) ถ่ายปกหน้าสมุดบัญชีธนาคาร ที่ปรากฏ ชื่อโครงการ และ เลขที่บัญชี ที่ชัดเจนแนบมาด้วยสำหรับการเบิกเงินโครงการงวดที่ 1

4) สสส.มีวิธีการโอนเงิน 3 รูปแบบ คือ

§ การโอนเงินผ่านธนาคารระบบโอนเงินรายย่อย (Media Clearing) คือ การโอนเงินจากธนาคารหนึ่งเข้าบัญชีธนาคาร (ของผู้รับทุน) โดยตรง โดยเงินอุดหนุนจะโอนเข้าบัญชีโครงการทุกวันศุกร์ ค่าธรรมเนียมที่เกิดขึ้นจากการโอนเงินนี้ สสส. จะเป็นผู้รับผิดชอบ

§ กรณีเร่งด่วน สสส. จะทำการออกเช็คสั่งจ่ายและนำเข้าบัญชีให้แก่ผู้รับทุน ค่าธรรมเนียมในการโอนเงิน ให้โครงการ คิดเป็นค่าใช้จ่ายของโครงการ และทำการบันทึกรับเงินเต็มจำนวนเสมอ (มิใช่หักค่าโอน)

§ สำหรับธนาคารที่ไม่ได้เข้าร่วมในระบบการโอนเงินรายย่อย (เช่น ธนาคารเพื่อการเกษตรและสหกรณ์ฯ) สสส.จะทำการออกเช็คสั่งจ่ายและส่งเช็คทางไปรษณีย์ให้แก่ผู้รับทุน

2.แบบฟอร์มการเงิน/หลักฐานทางการใช้จ่ายเงิน

1) แบบฟอร์มเอกสารการเงิน ในส่วนของแบบพิมพ์ เอกสาร สมุดบัญชี และทะเบียนการควบคุมต่างๆ ให้เป็นไปตามที่ สสส. และ/หรือโครงการกำหนด ในกรณีที่ไม่มีแบบพิมพ์ดังกล่าว อนุโลมให้ใช้แบบพิมพ์ของทางราชการได้ ทั้งนี้เลือกใช้เพียงแบบใดแบบหนึ่งเท่านั้น

2) หลักฐานการใช้จ่ายเงิน

ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานโครงการจะต้องมีหลักฐานทางการเงินเสมอ โดยมี

§ ใบเสร็จรับเงิน คือ ใบเสร็จรับเงินที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการออกให้ ซึ่งต้องมีชื่อ –ที่อยู่ ของผู้ขายหรือผู้ให้บริการอย่างชัดเจน โดยมีการระบุชื่อผู้ซื้อเป็นชื่อและที่อยู่ของโครงการ และระบุรายละเอียดรายการชื้อ/บริการ และยอดเงินที่ชัดเจน

§ ใบสำคัญรับเงิน ใช้ในกรณีที่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขาย/ผู้ให้บริการได้ (ตามแบบฟอร์มใบสำคัญรับเงินของ สสส.) โดยระบุชื่อที่อยู่และเลขประจำตัวประชาชนของผู้ขายหรือผู้ให้บริการพร้อมรายละเอียด และจำนวนเงินอย่างชัดเจน

§ บิลเงินสด ที่มีลักษณะที่ระบุชื่อ – ที่อยู่ ของผู้ขายหรือผู้ให้บริการอย่างชัดเจน โดยมีการระบุชื่อผู้ซื้อเป็นชื่อและที่อยู่ของโครงการ และระบุรายละเอียดรายการชื้อ/บริการ และยอดเงินที่ชัดเจน

§ กิจกรรมการประชุมที่ต้องจ่ายค่าตอบแทนหรือมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นโปรดแนบรายชื่อพร้อมลายเซ็นของผู้เข้าร่วมประชุมเป็นหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายเงินทุกครั้ง

หมายเหตุ ในการเบิกจ่ายเงินต้องได้รับความเห็นชอบ (อนุมัติ) จากหัวหน้าโครงการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย และได้รับการตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนจากเจ้าหน้าที่การเงินก่อนเสมอ และเอกสารประกอบการเบิกจ่ายจะต้องมีหลักฐานถูกต้องครบถ้วนตามที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น

3.การบันทึกการใช้จ่ายเงินโครงการ

1) การบันทึกการใช้จ่ายเงินโครงการให้บันทึกการใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอย่างง่าย คือ การบันทึกรายรับ-รายจ่าย ในส่วนเงินสดในมือและเงินฝากธนาคาร ลงในสมุดบันทึกการดำเนินงานที่ สสส.จัดทำขึ้นหรือบันทึกในเอกสารสมุดรายวันทั่วไปตามรูปแบบบัญชี (ตามที่โครงการกำหนด) ทั้งนี้การลงบันทึกบัญชีเงินสดควรทำอย่างต่อเนื่อง

2) ควรจัดให้มีระบบการควบคุมค่าใช้จ่ายเป็นรายกิจกรรมที่ระบุไว้ในโครงการที่เสนอเพื่อสามารถติดตามการใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่เสนอไว้ ในกรณีที่มีความจำเป็นหัวหน้าโครงการสามารถปรับค่าใช้จ่ายข้ามหมวดได้ในวงเงินไม่เกินร้อยละ 10 ของงบแต่ละหมวด ยกเว้นหมวดค่าจ้าง/ค่าตอบแทน และต้องมีหนังสือชี้แจงประกอบการขออนุมัติจาก สสส. ในกรณีที่มีการปรับค่าใช้จ่ายเกินกำหนด

4.ดอกเบี้ยที่เกิดจากโครงการ

1) ดอกเบี้ยที่เกิดจากการฝากเงินในธนาคารเป็นของ สสส. และต้องแจ้งในรายงานการเงินทุกครั้งเมื่อมีดอกเบี้ยเกิดขึ้น

2) ดอกเบี้ยที่เกิดจากการฝากเงินนี้ ผู้รับทุนจะต้องทำหนังสือขออนุมัติ สสส.ก่อน จึงจะสามารถนำดอกเบี้ย ไปใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานหรือทำกิจกรรมที่เอื้อประโยชน์ต่อโครงการ

5. อื่นๆ

1) ในการดำเนินงานเพื่อให้เกิดความสะดวกและคล่องตัว หัวหน้าโครงการสามารถเบิกเงินสดเพื่อเก็บรักษาในมือ (เงินสดในมือ) ได้ แต่ทั้งนี้ต้องไม่มีจำนวนมากเกินไปจนเป็นภาระในการถือเงิน

2) หากมีความจำเป็นในการยืมเงินทดรองจ่ายเพื่อสำรองในการดำเนินงานโครงการ ให้จัดทำทะเบียนควบคุมและตรวจสอบการเคลียร์เงินให้เป็นไปตามรอบการจัดกิจกรรมนั้นๆ

Ø ข. เมื่อเบิกจ่ายเงินงวดถัดไป

เมื่อได้ดำเนินโครงการมาได้เวลาเบิกเงินงวดตามเงื่อนไขแล้ว ขอให้ทำความเข้าใจในแนวปฏิบัติ ดังนี้

1.การรายงานการใช้จ่ายเงินประจำงวดและเอกสารประกอบ

1) กรอกรายละเอียดทางการเงินแบบแจกแจงแยกประเภทค่าใช้จ่ายเงินในแบบแจกแจงรายจ่าย(ง.2) โดยนำรายละเอียดจากสมุดบันทึกการดำเนินงานมากรอก

2) กรอกรายละเอียดการใช้จ่ายเงินงวดที่ผ่านมา ในแบบรายงานการเงินรายงวด (ง.1) โดยอ้างอิงจากแบบแจกแจงรายจ่าย พร้อมแสดงยอดเงินคงเหลือ ทั้งเงินสดในมือ และ เงินคงเหลือในธนาคาร

3) สำเนาหน้าสุดท้ายสมุดบัญชีโครงการที่ปรับยอดล่าสุด ตั้งแต่ หน้า แรก จนถึง ปัจจุบัน เพื่อประกอบรายงานเพื่อยืนยันยอดเงินคงเหลือในธนาคาร ยอดเงินคงเหลือควรตรงกับที่รายงานในรายงานการเงิน

หมายเหตุ ในการเบิกเงินงวดถัดไป สสส.จะเบิกเงินให้เต็มจำนวนของเงินงวดถัดไป แต่หากโครงการยังมีเงินงวดเดิมเหลืออยู่ในบัญชีมากกว่า 50% ของงบประมาณในงวดถัดไป ทางสำนักฯ ของสสส.อาจพิจารณาไม่เบิกเงินงวดถัดไปให้เต็มจำนวน แต่จะพิจารณาจ่ายให้ตามความเหมาะสม ซึ่งเมื่อรวมกับจำนวนเงินที่เหลืออยู่ในบัญชีแล้วเท่ากับจำนวนเงินที่จะต้องใช้ในงวดถัดไป แต่หากมีความจำเป็นต้องใช้เงินเต็มงวดถัดไปแม้มีเงินคงเหลือมาก ขอให้ผู้รับทุนโครงการทำหนังสือแจ้งพร้อมแสดงงบผูกพันที่คาดจ่ายมาด้วย

2.การส่งรายงานความก้าวหน้า และ รายงานอื่นๆประกอบการเบิกจ่ายงวดถัดไป

โปรดดู รายละเอียด ที่ระบุไว้ใน บทที่ 2 หัวข้อ “การจัดทำรายงาน และ การเบิกจ่ายเงิน” และ “การจัดทำเอกสารเพื่อปิดโครงการ”

Ø ค.เมื่อปิดโครงการ

ในกรณีที่ดำเนินโครงการจนสิ้นสุดโครงการ และเห็นสมควรปิดโครงการ แนวปฏิบัติด้านการเงินมีดังนี้

1. การรายงานการใช้จ่ายเงินเมื่อปิดโครงการและเอกสารประกอบ

§ กรอกรายละเอียดการใช้จ่ายเงินที่ได้รับในงวดที่ผ่านมาในรายงานการใช้จ่ายเงินงวด พร้อมรายงานการใช้จ่ายเงินงวดสุดท้ายที่ขอเบิกในกรณีที่ปิดโครงการในคราวเดียวกัน

§ กรอกแบบสรุปรายงานการเงินเพื่อปิดโครงการ (ง.3) กรอกรายละเอียดที่ครบถ้วน ชัดเจน อ้างอิงได้ (โดยนำรายละเอียดค่าใช้จ่ายมาจากรายงานการใช้จ่ายเงินในแต่ละงวดที่ดำเนินการ)

§ แนบสำเนาสมุดบัญชีธนาคารหน้าแรก ถึงหน้าสุดท้ายที่ปรับยอดเป็นปัจจุบันแล้ว แบบมาพร้อมสรุปรายงานการเงินเพื่อปิดโครงการ โดยเงินคงเหลือในธนาคารควรเท่ากับรายการคงเหลือในสมุดบัญชีที่แนบ

§ ในกรณีที่มีเงินคงเหลือและไม่มีแผนการใช้เงินแล้ว ให้ปิดบัญชีโครงการ โอนเงินคงเหลือคืนกองทุนโดยกรอกรายละเอียดในใบ Teller Payment ให้ครบ และนำฝากพร้อมเงินคงเหลือผ่านเคาน์เตอร์ธนาคารกรุงไทย พร้อมแนบสำเนา ใบโอนเงินคืนดังกล่าวนี้ มาพร้อมรายงานการเงินเพื่อการตรวจสอบยอดเงินนำส่งคืน

2.หลักฐานการเบิกจ่าย/การเก็บรักษาหลักฐานทางการเงิน

1) หลักฐาน เอกสารทางการเงิน เมื่อใช้เบิกและจ่ายเงินเรียบร้อยแล้วให้ประทับตราจ่ายแล้วพร้อมลงวันที่กำกับ และลงลายมือชื่อผู้เกี่ยวข้องทั้งผู้รับ ผู้จ่าย ผู้อนุมัติ ให้ครบถ้วนถูกต้อง

2) หลักฐานประกอบการเบิกจ่ายต้องสมบูรณ์ โปรดศึกษาเงื่อนไขความจำเป็นของเอกสารหลักฐานประกอบการเบิก เช่น กรณีใดต้องใช้ใบเสร็จรับเงินมาตรฐาน กรณีใดใช้ใบสำคัญรับเงิน เป็นต้น

3) เก็บรักษาหลักฐานทางการเงินที่สมบูรณ์ ครบถ้วน ถูกต้อง แยกไว้เป็นประเภทและหมวดหมู่ เพื่อพร้อมสำหรับการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่ สสส. ผู้ตรวจสอบภายใน ผู้ตรวจสอบบัญชี หรือเจ้าหน้าที่จากสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน ตลอดเวลา หรือเมื่อมีการทวงถาม

4) ในกรณีที่โครงการได้รับทุนสนับสนุนเกินกว่า 500,000 บาท การรับรองรายงานสรุปการเงินเพื่อปิดโครงการจะต้องมีลายมือชื่อของผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาตลงนามรับรองประกอบด้วย พร้อมระบุเลขที่รับอนุญาต พร้อมสำเนาผู้สอบบัญชีอนุญาตรับรองสำเนาถูกต้องแนบประกอบ ซึ่งวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ คือ การตรวจสอบวิธีการใช้จ่ายเงินว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของโครงการ และถูกต้องตามหลักบัญชีเท่านั้น มิได้เป็นการตรวจสอบเพื่อรับรองงบการเงินแต่อย่างใด และในการตรวจสอบดังกล่าวผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องจัดเตรียมเอกสาร หลักฐานในส่วนการตรวจสอบเพื่อการรับรองรายงานดังกล่าวได้แก่ แผนการตรวจสอบการใช้จ่ายเงิน (Audit Program) ซึ่งจะต้องส่ง สสส. พร้อมรายงานการเงินปิดโครงการ และกระดาษทำการ (Working Paper) โดยผู้รับทุนจะต้องเก็บรักษาเอกสารไว้ที่โครงการเพื่อรอการตรวจเมื่อทวงถาม

การรับเงินสนับสนุนจาก สสส.

1. สสส.จะโอนเงินให้ภายใน 15 วันทำการ ตามเงื่อนไขในสัญญาที่กำหนด เมื่อได้รับเอกสารครบถ้วนสมบูรณ์จากผู้รับทุนแล้ว

2. เมื่อ สสส. โอนเงินให้กับผู้รับผิดชอบโครงการเรียบร้อยแล้ว สสส. จะส่งใบสำคัญรับเงินเพื่อให้ผู้รับผิดชอบโครงการลงนาม โดยโครงการถ่ายสำเนาเก็บไว้ 1 ชุด เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชี และส่งใบสำคัญรับเงินกลับให้ สสส. ภายใน 15 วันทำการ หาก สสส. ไม่ได้รับใบสำคัญดังกล่าวจะไม่มีการโอนเงินในงวดถัดไป

3. เงินสนับสนุนแผนงาน/ชุดโครงการ/โครงการ ให้นำฝากไว้ในธนาคารในนามโครงการ และไม่นำเงินฝากอื่นมาปะปนกับเงินในบัญชีนี้ ทั้งนี้ ผู้รับผิดชอบโครงการ อาจอนุมัติเงินสดมาสำรองเก็บรักษาไว้เป็นเงินทดรองจ่าย (เงินสดย่อย) เพื่อความคล่องตัวในการทำงาน โดยกำหนดวงเงินในปริมาณที่เหมาะสม ไม่มากจนเป็นภาระและไม่น้อยจนเป็นอุปสรรคในการทำงาน

การเบิกจ่ายเงิน แผนงาน/โครงการ เพื่อดำเนินงาน

เพื่อความรัดกุมในทางปฏิบัติในกรณีที่โครงการได้รับการสนับสนุนในวงเงินสูงและต้องมีการเบิกจ่ายเงินทุนจำนวนมาก การเบิกเงินจากบัญชีโครงการควรเปิดบัญชีกระแสรายวันควบคู่กับบัญชีออมทรัพย์ และในการสั่งจ่ายเงินควรสั่งจ่ายโดยใช้เช็ค (Cheque) หรือการโอนเงินเข้าบัญชี (Transfer) โดยตรงตามวิธีการและขั้นตอนที่ธนาคารกำหนด สำหรับค่าใช้จ่ายที่ต้องการจ่ายเป็นเงินสดควรตั้งเป็นวงเงินสดย่อยโดยทำทะเบียนคุมเงินสดย่อยเพื่อประโยชน์ในการควบคุมการใช้จ่ายและสามารถสอบทานรายการที่เกิดขึ้นได้โดยไม่หลงลืม

ขั้นตอนการเบิกจ่ายเงินโครงการ ให้เจ้าหน้าที่การเงิน หรือ ผู้ปฏิบัติหน้าที่เกี่ยวกับการเบิกจ่ายเงิน ยึดถือแนวทางปฏิบัติ ดังนี้

1. ทุกครั้งที่ต้องการเบิกจ่ายเงินโครงการ ให้จัดทำบันทึกขออนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย โดยแจกแจงรายละเอียดที่ต้องการเบิกจ่ายเพื่อการอนุมัติพร้อมแนบเอกสารประกอบการเสนอขออนุมัติ

2. ผู้ปฏิบัติงานนำบันทึกขออนุมัติส่งเจ้าหน้าที่การเงินเพื่อประกอบการเบิกจ่าย

3. เจ้าหน้าที่การเงินตรวจสอบรายละเอียดการเบิกจ่ายว่าเป็นไปตามสัญญารับทุนที่ตกลงไว้กับ สสส.และเบิกจ่ายให้สอดคล้องกับค่าใช้จ่ายที่เกิดชึ้น เช่น การจัดซื้อ/จัดจ้าง ค่าเดินทาง ค่าอาหาร ค่าที่พัก ฯลฯ

4. เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำใบสำคัญจ่าย เพื่อขออนุมัติเบิกจ่ายเงินจากบัญชีโครงการ โดยแนบบันทึกขออนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ และใบถอนเงินธนาคารที่เขียนรายละเอียดการเบิกจ่ายไว้เรียบร้อยแล้ว หรือแนบเช็คที่จัดพิมพ์ไว้ โดยเจ้าหน้าที่การเงินลงลายมือชื่อในช่องจัดทำ เมื่อได้รับอนุมัติเจ้าหน้าที่การเงินดำเนินการเบิกเงินจากบัญชีโครงการ และให้ผู้ปฏิบัติงานลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน

5. เจ้าหน้าที่การเงินจัดส่งเอกสารที่ดำเนินการเรียบร้อยแล้วให้เจ้าหน้าที่บัญชีเพื่อบันทึกรายการทันทีภายในวันนั้น

6. การเบิกจ่ายเงินต้องมีหลักฐานครบถ้วน ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน รวมทั้งหลักฐานประกอบการจ่ายเงิน เช่นใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสนอราคา กรณีร้านค้าหรือนิติบุคคลไม่มีใบเสร็จรับเงินของตนเองให้ใช้ใบสำคัญรับเงินแทนใบเสร็จรับเงิน โดยผู้บริหารโครงการหรือผู้รับมอบอำนาจลงนามรับรองในใบสำคัญรับเงิน

7. การใช้จ่ายเงินในแต่ละรายการให้เป็นไปตามงบประมาณที่กำหนดไว้ในแผนงาน/โครงการเชิงรุก ในกรณีที่จำเป็นผู้รับทุนสามารถปรับเปลี่ยนการใช้จ่ายเงินที่ระบุไว้ในเอกสารโครงการภายในและระหว่างหมวดค่าใช้จ่ายได้ไม่เกินร้อยละ 10 โดยยึดกิจกรรม และแผนดำเนินงานเป็นหลัก โดยชี้แจงให้ สสส. ทราบพร้อมกับรายงานการเงินตามที่ระบุไว้ในสัญญารับทุน ยกเว้น หมวดเงินเดือนค่าจ้าง และหมวดครุภัณฑ์หากมีการปรับต้องทำความตกลงกับสำนักที่รับผิดชอบก่อน (เป็นลายลักษณ์อักษร)

8. ไม่อนุญาตให้ ผู้รับทุน จ่ายเงินให้แก่เจ้าหน้าที่/ลูกจ้างที่รับเงินเดือนประจำ ของสสส. โดยเฉพาะเงินค่าตอบแทนไม่ว่ากรณีใด เพราะการทำงานร่วมกับภาคีถือเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ สสส. ซึ่งได้รับเงินเดือนเป็นการประจำ สำหรับค่าที่พักและพาหนะนั้นให้พิจารณาตามความเหมาะสมและจำเป็น แต่ต้องไม่ซ้ำซ้อนกันหรือเบิกทั้งสองแห่ง

9. การจ่ายค่าตอบแทน จะหยุดจ่ายชั่วคราวถ้าบุคคลนั้นไม่สามารถอยู่ปฏิบัติงานให้แก่โครงการได้เป็นเวลาเกิน 15 วัน ทำการติดต่อกัน

10. ผู้รับผิดชอบโครงการ หรือ ผู้รับทุน ที่ได้รับค่าตอบแทนเป็นรายเดือนหรือแบบเหมาจ่าย จาก สสส. ไม่สามารถรับค่าตอบแทนอื่น จากโครงการนั้นได้อีก ยกเว้น การปฏิบัติงานนอกเหนือจากเงื่อนไขที่กำหนด และ ค่าพาหนะเดินทาง โดยเบิกได้ตามหลักเกณฑ์ที่ สสส. กำหนด

การเบิกจ่ายเงินระหว่างแผนงานกับโครงการย่อย

ในกรณีที่มีโครงการย่อยในความรับผิดชอบ ให้ดำเนินการดังนี้

1. การเบิกจ่ายเงินระหว่างแผนงานกับโครงการย่อยจะกระทำต่อเมื่อโครงการได้รับรายงานความก้าวหน้าจากโครงการย่อยพร้อมขออนุมัติเบิกจ่ายเงินงวดถัดไป

2. เมื่อผู้ประสานงานของโครงการได้รับรายงานความก้าวหน้าและขออนุมัติเบิกจ่ายเงินงวดถัดไป ให้จัดทำบันทึกแสดงความเห็นว่าควรให้เบิกจ่ายหรือไม่ต่อผู้จัดการแผนงาน

3. ผู้ประสานงานนำบันทึกที่ได้รับอนุมัติแล้วส่งเจ้าหน้าที่การเงิน

4. เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำใบสำคัญจ่ายเพื่อขออนุมัติเบิกจ่ายเงินจากบัญชีแผนงาน โดยแนบบันทึกอนุมัติจากผู้จัดการแผนงาน และแนบเช็คที่จัดพิมพ์ไว้ โดยเจ้าหน้าที่การเงินลงลายมือชื่อในช่องจัดทำ

5. เมื่อได้รับอนุมัติเจ้าหน้าที่การเงินดำเนินการแจ้งให้ผู้ประสานงานทราบ เพื่อให้ผู้รับผิดชอบโครงการย่อยมารับเช็ค และลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน

6. เจ้าหน้าที่การเงินจัดส่งเอกสารที่ดำเนินการเรียบร้อยแล้วให้เจ้าหน้าที่บัญชีเพื่อบันทึกรายการทันทีภายในวันนั้น

ในกรณีที่โครงการมีเจ้าหน้าที่การเงินและบัญชีคนเดียวกัน ควรต้องวางระบบการควบคุมภายในที่ดี มีการบันทึกบัญชีอย่างมีระบบและดูแลเรื่องการเงินอย่างรัดกุม

การจัดทำวงเงินสดย่อย

โครงการที่ต้องมีการจ่ายเงินสดอยู่ตลอดเวลา ควรจัดทำวงเงินสดย่อยเพื่อความสะดวกคล่องตัวในทางการปฏิบัติอาจตั้งวงเงินสดย่อยไว้เป็นจำนวนที่เหมาะแก่การใช้จ่าย และปลอดภัยในการเก็บรักษา และควรกำหนดวงเงินขั้นต่ำที่หากเงินสดย่อยถูกใช้จ่ายถึงจำนวนดังกล่าวให้รีบทำการเบิกเงินสดจากบัญชีโครงการมาชดเชยโดยการเคลียร์ใบสำคัญการจ่ายและขออนุมัติต่อผู้รับผิดชอบโครงการที่ได้รับมอบหมาย

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. กำหนดผู้รับผิดชอบในการดูแลรักษาเงินสดย่อยโดยอาจเป็นเจ้าหน้าที่การเงิน และจำนวนเงินสดย่อยที่จะให้ดูแลรักษา

2. ผู้รักษาเงินสดย่อยจัดทำใบสำคัญจ่าย ขออนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการเพื่อเบิกเงินจากบัญชีโครงการมาเก็บรักษาไว้ และลงลายมือชื่อในช่องผู้จัดทำ

3. เมื่อมีการจ่ายเงินจากเงินสดย่อยให้เก็บหลักฐานการจ่ายเงินรวบรวมไว้ กรณีที่การจ่ายเงินไม่มีใบเสร็จ ให้ใช้ใบสำคัญรับเงิน แทน โดยให้ผู้เบิกเงินใช้จ่ายลงลายมือชื่อผู้เบิกเงิน ทั้งนี้ ใบเสร็จรับเงินต้องมีชื่อ ที่อยู่ของผู้ขายหรือผู้ให้บริการอย่างชัดเจน และระบุชื่อผู้ซื้อเป็นชื่อและที่อยู่โครงการ

4. เมื่อเงินสดย่อยที่เก็บรักษาในมือลดลงจนถึงขั้นต่ำที่กำหนดให้ผู้รักษาเงินสดย่อยจัดทำใบสำคัญจ่ายเพื่อเบิกชดเชยจำนวนเงินที่จ่ายไปโดยแนบหลักฐานการจ่ายเงินที่รวบรวมไว้

5. ผู้รักษาเงินสดย่อยส่งเอกสารที่ดำเนินการเรียบร้อยแล้วให้เจ้าหน้าที่บัญชีเพื่อบันทึกรายการทันทีภายในวันนั้น

การยืมเงินทดรองจ่าย

เงินทดรองจ่าย หมายถึง เงินที่ผู้ปฏิบัติงานในโครงการเบิกล่วงหน้าเพื่อสำรองจ่ายในกิจกรรมประชุมหรือสัมมนา หรือกิจกรรมที่ไม่สามารถกำหนดค่าใช้จ่ายได้ถูกต้องตรงตามจำนวนที่ต้องจ่ายเนื่องจากยังมีความไม่แน่นอนในค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นเพียงสามารถคาดประมาณค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น ในกรณีเช่นนี้ ให้ผู้ปฏิบัติงานโครงการดำเนินการยืมเงินทดรองจ่ายและรีบคืนและเคลียร์เงินยืมในทันทีที่เสร็จกิจกรรม

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. ให้ผู้ปฏิบัติงานที่ต้องการใช้เงินทดรองจ่ายจัดทำบันทึกขออนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ โดยแจกแจงรายละเอียดประมาณการที่ต้องการเบิกจ่าย เป็นค่าอะไร จำนวนเงินคาดประมาณเท่าไหร่

2. ผู้ปฏิบัติงานนำบันทึกที่ได้รับการอนุมัติพร้อมหลักฐานประกอบ เช่น หนังสือเชิญประชุมส่งเจ้าหน้าที่การเงิน

3. เจ้าหน้าที่การเงินตรวจสอบรายละเอียดการเบิกจ่ายว่า เป็นไปตามเกณฑ์ที่โครงการกำหนดหรือไม่

4. เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำใบยืมเงินทดรองจ่าย(งน.5) เพื่อขออนุมัติเบิกจ่ายเงินจากบัญชีโครงการ โดยแนบบันทึกขออนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ และใบถอนเงินธนาคารที่เขียนรายละเอียดการเบิกจ่ายไว้เรียบร้อยแล้ว หรือแนบเช็คที่จัดพิมพ์ไว้ โดยเจ้าหน้าที่การเงินลงลายมือชื่อในช่องผู้จัดทำ

5. เมื่อได้รับอนุมัติเจ้าหน้าที่การเงินดำเนินการเบิกเงินจากบัญชีโครงการ และให้ผู้ปฏิบัติงานลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน

7. เมื่อผู้ปฏิบัติงานดำเนินการใช้จ่ายเงินเรียบร้อยให้รวบรวมหลักฐานการจ่ายเงินและจัดทำใบคืนเงินทดรองจ่าย(งน.6)เสนอผู้รับผิดชอบโครงการอนุมัติ พร้อมลงลายมือชื่อในช่องผู้คืนเงินทดรองจ่าย

8. ผู้ปฏิบัติงานนำใบคืนเงินทดรองจ่าย(งน.6)ที่ได้รับอนุมัติแล้วส่งเจ้าหน้าที่การเงินพร้อมเงินคืน (ถ้ามี) ให้เจ้าหน้าที่การเงินลงลายมือชื่อผู้รับเงิน และนำเงินเข้าฝากบัญชีโครงการ

9. เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่าย พร้อมแนบใบคืนเงินทดรองจ่าย(งน.6) และสำเนาใบฝากเงินธนาคาร ส่งเจ้าหน้าที่บัญชี

หลักเกณฑ์การใช้จ่ายเงิน

***หลักเกณฑ์นี้เป็นกรอบแนวทางเบื้องต้นเท่านั้น แผนงาน/ โครงการ สามารถปรับให้สอดคล้องกับสภาพการณ์และบริบทที่แท้จริงของแต่ละแผนงาน โดยยึดหลัก ความเหมาะสม ประหยัด โปร่งใส และเป็นธรรม และมีการลงบันทึกขออนุมัติปรับใช้จากผู้จัดการแผนงานหรือ ผู้รับผิดชอบโครงการหลัก เป็นลายลักษณ์อักษรในเอกสารที่เกี่ยวข้อง***

ค่าใช้จ่ายและอัตราการเบิกจ่าย

ก. หมวดเงินเดือนและค่าจ้าง หมายถึง เงินเดือนผู้รับผิดชอบโครงการ/หัวหน้าโครงการ ผู้ประสานงาน นักวิชาการ เจ้าหน้าที่โครงการ และค่าจ้างลูกจ้าง

§ เงินเดือนและค่าจ้างของผู้รับผิดชอบแผนงาน/ชุดโครงการหรือโครงการ จะจ่ายให้เป็นรายเดือนหรือเหมาจ่ายโดยแบ่งจ่ายตามผลงานรายงวด ทั้งนี้การเบิกจ่ายเงินเดือนและค่าจ้างในแต่ละงวดจะเบิกได้ตามที่กำหนดในแต่ละงวดเท่านั้น ไม่อนุญาตให้นำเงินสนับสนุนหมวดอื่นมาใช้จ่ายเป็นเงินเดือนและค่าจ้าง

§ สสส. จะดำเนินการหักภาษี ณ ที่จ่าย ร้อยละ 3 จากเงินเดือนและค่าจ้างเฉพาะผู้รับผิดชอบหลัก ที่จ่ายในแต่ละงวด ยกเว้น หน่วยงานที่มีเลขที่ประจำตัวผู้เสียภาษีและมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ให้ดำเนินการหักภาษี ณ ที่จ่าย และนำส่งกรมสรรพากรเอง

§ สสส. จะออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายในนามผู้รับผิดชอบหลัก ของแผนงาน/ชุดโครงการ/โครงการ บุคคลอื่นที่ร่วมคณะทำงานโดยได้รับค่าตอบแทน มีหน้าที่รับผิดชอบดำเนินการยื่นจ่ายภาษี ให้กรมสรรพากรด้วยตนเองตามกฎหมายภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

§ ในการรับเงินเดือนและค่าจ้างห้ามมิให้มีการลงนามรับเงินแทนกัน และจ่ายเป็นรายเดือนตามที่กำหนดไว้

ข. หมวดค่าตอบแทน ค่าใช้สอย ค่าวัสดุ หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่กำหนดให้จ่ายเพื่อการบริหารงานแผนงาน/ชุดโครงการ/โครงการ และงานประจำ

รายการ	รายละเอียด
1. ค่าตอบแทน	หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่จ่ายให้กับบุคคลที่ปฏิบัติงานให้กับโครงการ ซึ่งไม่ใช่ ผู้รับผิดชอบ ผู้ประสานงาน หัวหน้าโครงการ นักวิชาการ เจ้าหน้าที่และลูกจ้างแผนงาน/ชุดโครงการ/โครงการ
2. ค่าตอบแทนในการประชุม/ค่าตอบแทนในการพิจารณาโครงการ (ผู้ทรงคุณวุฒิ นักวิชาการ บุคคลทั่วไป)	ให้จ่ายเริ่มต้นที่ 500 บาท ถึง 5,000 บาท ตามความเหมาะสม โดยการพิจารณาตาม - ปริมาณงาน - ความยากง่ายของงาน - ความเร่งด่วนของงาน - อัตราค่าจ้าง/เงินเดือนบุคคลนั้น หรืออัตราท้องตลาด - คุณวุฒิและประสบการณ์
3. ค่าตอบแทนวิทยากร	§ ค่าตอบแทนวิทยากร 300 บาท/ชั่วโมง หรือ 500 บาท/ครึ่งวัน หรือ 1,000 – 2,500 บาท/วัน § ค่าวิทยากรเหมารวมกลุ่ม 1,500 บาท/ครึ่งวันหรือ 3,000 บาท/วัน หมายเหตุ - วิทยากรที่มาจากต่างจังหวัดเบิกค่าพาหนะตามจริงและตามสิทธิ์-- วิทยากรที่มาจากพื้นที่จังหวัดเดียวกันกับสถานที่จัดประชุม จะจ่ายเฉพาะค่าค่าตอบแทนเท่านั้น
4. ค่าตอบแทนที่ปรึกษาทางวิชาการ ที่มี Terms of Reference (TOR) ที่ชัดเจน	ประมาณการทำงานเป็น person – days วันละไม่เกิน 2,000 – 3,500 บาท คิดจากคุณวุฒิ ประสบการณ์ ความยากง่ายของเรื่อง ความยากง่ายในการหาที่ปรึกษา
5.ค่าตอบแทนการวิเคราะห์ข้อมูล (เชิงปริมาณ และเชิงคุณภาพ)	เริ่มตั้งแต่ 2,000 – 50,000 บาท ต่อชิ้นงาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณงาน
6.ค่าตอบแทนการ key ข้อมูล	Record ละ 1 บาท (ประมาณ 80 เคาะ) หรือตามความเหมาะสม
7.ค่าตอบแทนในการปฏิบัติงาน ซึ่งมิใช่ลูกจ้าง หรือผู้ประสานงานโครงการ	เช่น ผู้ช่วยเตรียมการประชุม เลขานุการประชุม เจ้าหน้าที่ประสาน หรือผู้ปฏิบัติงานอื่นที่ไม่ใช่งานวิชาการ ให้จ่ายในอัตราเหมาจ่ายวันละไม่เกิน 500 บาท
8.ค่าใช้สอย	หมายถึง ค่าใช้จ่ายเพื่อให้ได้มาซึ่งบริการ เช่น ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก ค่าพาหนะ ค่าเช่าอาคาร ค่าเช่ารถ ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ค่าอาหาร
9.ค่าวัสดุ	หมายถึง ค่าใช้จ่ายเพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งของที่เมื่อใช้แล้วสิ้นเปลืองหมดไป สำหรับใช้งานในโครงการ ไม่คงสภาพเดิม

ค.หมวดค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม/สัมมนา/ปฏิบัติงาน

ในการเดินทางไปปฏิบัติงาน/สัมมนาต่างจังหวัด ผู้ปฏิบัติงานโครงการจะต้องได้รับการอนุมัติการเดินทางจากหัวหน้าโครงการหรือผู้จัดการแผนงาน

ค่าใช้จ่ายในการเดินทางของผู้ปฏิบัติงานโครงการ (ไม่รวมผู้จัดการและหัวหน้าโครงการที่ได้รับค่าตอบแทนรายเดือนจาก สสส.) สามารถเบิกได้ตามรายการต่อไปนี้

รายการ	รายละเอียด
1. ค่าเบี้ยเลี้ยง	§ ในการเดินทางไปปฏิบัติงานต่างจังหวัด โดยไม่จำเป็นต้องค้างคืน แต่จำเป็นต้องใช้เวลาในการปฏิบัติงานให้เสร็จสิ้นในวันเดียวกัน เกิน12 ชั่วโมง เจ้าหน้าที่มีสิทธิที่จะเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงได้ 1 วัน § ในการเดินทางไปปฏิบัติงานต่างจังหวัด โดยจำเป็นต้องค้างคืน ให้ถือเอาเวลาปฏิบัติงานเป็นเกณฑ์ในการเบิกค่าเบี้ยเลี้ยง โดยจะต้องปฏิบัติงานไม่ต่ำกว่า 8 ชั่วโมงต่อวัน จึงจะเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงได้ § เบิกค่าเบี้ยเลี้ยงหรือเบิกค่าอาหารได้ไม่เกินวันละ 200 บาท สำหรับผู้ปฏิบัติงานทุกตำแหน่ง * กรณีเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงแล้วจะเบิกค่าอาหารอีกไม่ได้ หรือเบิกค่าอาหารแล้วจะเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงอีกไม่ได้ *ผู้จัดการแผนงาน หรือผู้ช่วยผู้จัดการ ที่ได้รับค่าตอบแทนรายเดือนเป็นประจำแล้ว ไม่ควรเบิกค่าเบี้ยเลี้ยง/ค่าอาหาร
2. ค่าที่พัก กรณีไปปฏิบัติงานในต่างจังหวัดเป็นครั้งคราว	§ สามารถเบิกค่าที่พักได้ตามจ่ายจริงไม่เกิน 1,000 บาท/คืน (พร้อมหลักฐานใบเสร็จรับเงิน) ทั้งนี้นอกเหนือจากกรณีดังกล่าวมาแล้ว การเบิกจ่ายขึ้นอยู่ในดุลยพินิจของผู้จัดการแผนงาน/ ผู้รับผิดชอบโครงการ § กรณีเจ้าหน้าที่ไปปฏิบัติงาน แต่มีบ้านพัก (ส่วนตัว พี่น้องหรือบ้านเพื่อน) เบิกค่าที่พักได้ 100 บาท/ วัน § กรณีเจ้าหน้าที่ไปปฏิบัติงานโดยมีหน่วยงาน / โครงการออกค่าใช้จ่ายสำหรับที่พัก หรือจัดที่พักให้ จะนำหลักฐานมาขอเบิกค่าที่พักอีกไม่ได้ § กรณีเจ้าหน้าที่ไปปฏิบัติงานในพื้นที่ ที่องค์กรรับทุนมีที่พักให้ถือว่าไม่มีค่าใช้จ่ายด้านที่พัก
3. ค่าพาหนะ	*3.1 กรณีเดินทางเพื่อปฏิบัติงานต่างจังหวัด* § ผู้เดินทางเบิกค่าใช้จ่ายได้ตามที่จ่ายจริง หากเจ้าหน้าที่จะเดินทางโดยเครื่องบิน ต้องได้รับอนุมัติจากผู้จัดการแผนงาน/ผู้รับผิดชอบโครงการ (พร้อมแนบหลักฐานใบเสร็จรับเงิน หรือเอกสารอื่นใดที่แสดงว่ามีการเดินทางจริง เช่น กากตั๋ว หรือ ตั๋ว Electronic (E-ticket)) § กรณีใช้ยานพาหนะส่วนตัว สามารถเบิกค่าใช้จ่ายน้ำมัน รวมค่าเสื่อมได้ในอัตราไม่เกินกิโลเมตรละ 4 บาท และไม่ควรเกินจากราคาตั๋วเครื่องบินชั้นประหยัด โดยใช้ใบสำคัญรับเงินเป็นหลักฐานการจ่ายเงิน § กรณีค่าเช่ารถ ไม่เกิน 1,800 บาท / วัน (ไม่รวมค่าน้ำมัน)
3. ค่าพาหนะ	*3.2 กรณีเดินทางเพื่อปฏิบัติงานในเขตกรุงเทพฯ และปริมณฑล* § เบิกจ่ายตามอัตราพาหนะรับจ้างตามที่จ่ายจริง ทั้งนี้หากใช้ยานพาหนะส่วนตัว อัตราการเบิกจ่ายให้อิงตามหลักเกณฑ์ข้อ 3.1
4. ค่าตอบแทนการประชุม	§ ค่าตอบแทนการประชุมของ คณะกรรมการกำกับทิศทาง (ซึ่งได้รับแต่งตั้งจากคณะกรรมการบริหารแผน) ให้พิจารณาตามความเหมาะสม เช่น ประธาน ประมาณ 2,000 บาท/คน/ครั้ง กรรมการ ประมาณ 1,000 บาท/คน/ครั้ง § ค่าตอบแทนการประชุมอื่นๆ ให้พิจารณาตามความเหมาะสม เช่น ประธาน ประมาณ 1,000-1,500 บาท/คน/ครั้ง กรรมการ /ผู้ทรงคุณวุฒิ ประมาณ 500 บาท/คน/ครั้ง § ค่าตอบแทนการประชุมเหล่านี้ จะรวมค่าพาหนะสำหรับผู้ที่อยู่ในเขตกรุงเทพฯ และปริมณฑลไว้แล้ว แต่ในกรณี ผู้ที่อยู่ต่างจังหวัด จะเบิกจ่ายเพิ่มค่าพาหนะตามจริงและตามสิทธิ นอกเหนือจากค่าตอบแทนการประชุม
5. ค่าจัดประชุม อบรม สัมมนา	§ *ค่าห้องประชุม อบรม สัมมนา ค่าเช่าสถานที่* - ประมาณ 1,000 – 3,000 บาท / วัน ถ้าเป็นการจัดประชุมในชุมชนไม่ควรมี แต่ถ้ามีไม่ควรเกิน 500 บาท / วัน - กรณีจัดประชุมโดยมีค่าอาหารกลางวันและอาหารว่างไม่ควรมีค่าห้องประชุม § *ค่าอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ในการประชุม* - 1,000 – 5,000 บาท / วัน กรณีที่ต้องใช้อุปกรณ์พิเศษนอกเหนือจากอุปกรณ์ที่เป็นพื้นฐานเท่านั้น § *ค่าอาหารมื้อหลัก* - จัดในชุมชน 30 – 70 บาท/คน/มื้อ - จัดในเมืองที่นอกเหนือจากโรงแรม 50 – 100 บาท/คน/มื้อ - จัดในโรงแรม 150-300 บาท/คน/มื้อ - คิดเหมารวมต่อวัน ไม่เกิน 250-500 บาท/คน/วัน (ตามจ่ายจริง) ขึ้นอยู่กับสถานที่จัดและจำนวนมื้ออาหาร (ผู้เข้าประชุมทั่วไป 3 มื้อ) § *ค่าอาหารว่าง* - 25-50 บาท/มื้อ § *หมวดค่าจัดพิมพ์เอกสาร* - พิจารณาจำนวนพิมพ์ ตามโอกาสใช้ประโยชน์ได้จริง สนับสนุนค่าพิมพ์ตามราคาตลาดโดยประหยัดพร้อมหลักฐานใบเสร็จ

ง.หมวดค่าครุภัณฑ์ หมายถึงค่าใช้จ่ายเพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งของที่มีความคงทนถาวร และมีราคาต่อหน่วย หรือต่อชุด ซึ่งรวมค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายชำระพร้อมกันแล้วเกิน 10,000 บาท ซึ่งครุภัณฑ์ดังกล่าวจะต้องมีความจำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานโครงการและมีการตกลงกันไว้ก่อน ส่วนในกรณีครุภัณฑ์ที่ต่ำกว่าเกณฑ์ คือมีมูลค่าไม่เกิน 10,000 บาท แต่มีความคงทนถาวร ขอให้จัดทำ เป็นทะเบียนคุมวัสดุ แทน

จ. หมวดค่าสาธารณูปโภค หมายถึง ค่าบริการสาธารณูปโภค สื่อสาร และโทรคมนาคม รวมถึงค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระพร้อมกัน เช่น ค่าบริการ ค่าภาษี ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ ค่าไปรษณีย์ การเบิกจ่ายค่าสาธารณูปโภคต้องจ่ายโดยมีใบเสร็จ/ใบสำคัญรับเงิน หากใช้สำเนาในการเบิกจ่ายให้อนุมัติรับรองในใบเสร็จรับเงิน/ใบสำคัญรับเงิน

ฉ. หมวดค่าธรรมเนียมสถาบัน (Overhead Cost)

ค่าธรรมเนียมสถาบัน (Overhead cost) หมายถึง ค่าธรรมเนียมที่ สสส. พิจารณาจัดสรรให้แก่สถาบันหรือองค์กรเป็นการตอบแทนที่ได้รับผิดชอบในการดำเนินการแผนงานหรือโครงการตามพันธกิจของ สสส. อันเป็นวงเงินที่เพิ่มเติมนอกเหนือจากค่าตอบแทนบุคคลและค่าใช้จ่ายของแผนงาน/โครงการนั้น

ในกรณีที่แผนงาน/โครงการดังกล่าวเป็นพันธกิจขององค์กรนั้นอยู่แล้ว หรือเป็นพันธกิจร่วมกันกับ สสส. หรือองค์กรนั้นไม่ประสงค์จะรับค่าธรรมเนียม หรือด้วยเหตุผลที่สมควรอื่น ก็จะไม่มีการจัดสรรค่าธรรมเนียมสถาบันจาก สสส. ทั้งนี้การวินิจฉัยการจัดสรรค่าธรรมเนียมสถาบันหรือไม่นั้น ตลอดจนการกำหนดจำนวนค่าธรรมนียมนี้ เป็นการพิจารณาของ สสส.และระบุลงในสัญญาสนับสนุนทุน โดยสถาบัน/องค์กรผู้รับผิดชอบแผนงาน/โครงการให้ความเห็นชอบด้วยการลงนามในสัญญา

ในกรณีที่มีการจัดสรรค่าธรรมเนียมสถาบันให้แล้ว ค่าใช้จ่ายต่างๆ ในแผนงาน ที่สถาบันพึงสนับสนุนและอำนวยความสะดวกแก่การดำเนินแผนงาน/โครงการ จะต้องไม่นำมาคิดเป็นค่าใช้จ่ายในแผนงาน/โครงการอีก อันได้แก่

1) ค่าสาธารณูปโภค ได้แก่ ค่าไฟฟ้า ประปา และอินเตอร์เน็ต

2) ค่าใช้สถานที่ทำงาน ครุภัณฑ์ อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน รวมถึงระบบสารสนเทศ

3) ค่าบริการอำนวยความสะดวก ได้แก่ บริการทำความสะอาด รักษาความปลอดภัย ระบบสนับสนุนบัญชีและการเงิน งานบุคคล งานส่งเอกสาร เป็นต้น

4) อื่นๆ เช่น ค่าตอบแทนเวลาแก่สถาบัน ชดเชยเวลาทำงานของบุคลากร

ทั้งนี้ อาจมีข้อผ่อนผันบ้างสำหรับสถาบันหรือองค์กรตั้งใหม่ หรือขนาดเล็กที่ขาดความพร้อมในโครงสร้างพื้นฐานบางประการ

ในกรณีที่แผนงานมีการสนับสนุนทุนต่อองค์กร/สถาบันอื่นเพื่อดำเนินโครงการย่อยตามกรอบของแผนงาน ควรใช้แนวทางทำนองเดียวกันในการพิจารณาค่าธรรมเนียมสถาบันภายใต้แผนงานด้วย

แนวทางการคำนวณค่าธรรมเนียมสถาบัน

เนื่องจาก สสส.มีการสนับสนุนทุนโครงการเชิงรุกในหลายลักษณะ การคำนวณค่าธรรมเนียมสถาบันจึงยึดหลักของความสมเหตุสมผล ไม่ซ้ำซ้อน และระดับการเป็นพันธกิจร่วม แบ่งตามลักษณะของโครงการ ดังนี้

ลักษณะโครงการ	ค่าธรรมเนียมฯ	ตัวอย่างการคำนวณ
1.แผนงาน/โครงการ ชนิดไม่มีการสนับสนุนทุนโครงการย่อย	ไม่เกินร้อยละ 10ของงบดำเนินการโครงการ (ไม่รวมงบค่าตอบแทน, เงินเดือน/ค่าจ้าง) ทั้งนี้ รวมแล้ว ไม่เกิน 5 ล้านบาท	โจทย์ : โครงการมีมูลค่า 5 ล้านบาท แบ่งเป็น (1) งบค่าตอบแทนหัวหน้าโครงการ =100,000 บาท (2) งบค่าจ้างรายเดือน (เงินเดือน ค่าจ้าง ของเจ้าหน้าที่) =400,000 บาท (3) งบดำเนินการ (รวมงบกิจกรรม บริหารจัดการ) =4,500,000 บาท วิธีคำนวณ : คิดค่า overhead ร้อยละ 10 ของงบดำเนินการ ดังนั้นคิดเป็นเงิน = 450,000 บาท
2. แผนงาน/โครงการ ชนิดที่มีการสนับสนุนทุนโครงการย่อย	(1) ไม่เกินร้อยละ 10 ของงบดำเนินการของแผนงาน/โครงการ (ไม่รวมงบค่าตอบแทน, เงินเดือน/ค่าจ้าง) (2) ไม่เกินร้อยละ 5 ของงบสนับสนุนทุนโครงการย่อย ทั้งนี้ รวมแล้ว ไม่เกิน 5 ล้านบาท	โจทย์ : แผนงานมูลค่า 40 ล้านบาท แบ่งงบเป็น (1) งบค่าตอบแทนหัวหน้าโครงการ = 500,000 บาท (2) งบบริหารจัดการ = 4,500,000 บาท ประกอบด้วย (2.1) เงินเดือน/ค่าจ้าง จนท.(= 2,000,000 บาท) (2.2) ค่าบริหารจัดการ (= 2,500,000 บาท) (3) งบจัดกิจกรรม/กระบวนการ =10,000,000 บาท (4) งบสนับสนุนโครงการย่อย =25,000,000 บาท วิธีคำนวณ : คิดค่า Overhead (ก) คำนวณจาก ร้อยละ 10 ของ - งบหมวด (2.2) ค่าบริหารจัดการ (2,500,000 บ.) และ - งบหมวด (3) จัดกิจกรรม/กระบวนการ (10,000,000 บ.) คิดเป็นเงิน = 1,250,000 บาท (ข) คำนวณจาก ร้อยละ 5 ของ - งบหมวด (4) สนับสนุนโครงการย่อย (25,000,000 บ.) คิดเป็นเงิน =1,250,000 บาท ดังนั้น จาก ข้อ (ก) และ (ข) รวมค่า overhead ของแผนงานนี้ทั้งหมด = 2,500,000 บาท
3. โครงการวิจัย วิชาการ	ไม่เกินร้อยละ 10ของงบประมาณทั้งหมดของโครงการ ทั้งนี้ รวมแล้ว ไม่เกิน 5 ล้านบาท	โจทย์ : โครงการมูลค่า 5,000,000 บาท แบ่งเป็น (1) งบค่าตอบแทนหัวหน้าโครงการ =100,000 บาท (2) งบค่าตอบแทนนักวิจัย ผู้ช่วย เจ้าหน้าที่ =400,000 บาท (3) งบดำเนินการ (ค่าใช้สอย/วัสดุ ค่าจัดกระบวนการ/ลงพื้นที่ ฯลฯ) =4,500,000 บาท วิธีคำนวณ : คิดค่า Overhead ร้อยละ 10 ของทุกหมวดงบประมาณ ดังนั้นคิดเป็นเงิน = 500,000 บาท

ช. หมวดรายจ่ายอื่นๆ หมายถึงค่าใช้จ่ายที่ไม่เข้าลักษณะประเภทรายจ่ายใดๆ ข้างต้น ตามตกลงกันในเบื้องต้น

ซ. ข้อห้าม/ข้อยกเว้น ที่ต้องขออนุมัติจาก สสส.

ข้อห้าม

1. ห้ามใช้บัตร ATM ในการเปิดบัญชีธนาคารโครงการ

2. ห้ามโอนเงินสนับสนุนที่ได้รับในหมวดอื่นมาใช้จ่ายเป็นเงินเดือนและค่าจ้าง

3. ห้ามโอนเงินสนับสนุนของหมวดอื่นๆ (ไม่รวมเงินเดือนและค่าจ้าง) เกินกว่าร้อยละ 10 หากมีความจำเป็น โครงการต้องทำหนังสือขออนุมัติจาก สสส. เป็นลายลักษณ์อักษร

ข้อยกเว้น

1. ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร โครงการ/แผนงาน สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในโครงการได้ แต่ต้องทำหนังสือแจ้งความประสงค์และเหตุผลความจำเป็นเป็นลายลักษณ์อักษรให้ สสส.พิจารณาอนุม้ติก่อน

2. แบบฟอร์มการเงินในโครงการ สามารถใช้แบบฟอร์มของทางราชการได้ (โดยเลือกใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง)

** กรณีที่มีความจำเป็นไม่สามารถปฏิบัติตามแนวทางนี้ได้ ให้อยู่ในดุลยพินิจของผู้อำนวยการสำนักฯ สสส. และผู้รับผิดชอบโครงการในการตกลงร่วมกัน

การบัญชี

การจัดทำบัญชีของโครงการ มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้รับผิดชอบโครงการได้ทราบถึงสถานะการเงินของโครงการว่ามีเงินสดและเงินฝากธนาคารคงเหลืออยู่เท่าไร และได้ใช้จ่ายไปในกิจกรรมใดบ้าง รวมทั้งมีงบประมาณคงเหลือในแต่ละกิจกรรมอีกเท่าไร เพื่อใช้เป็นข้อมูลเพื่อการบริหารโครงการต่อไป และจัดทำรายงานเงินงวดเพื่อเสนอต่อ สสส. ทราบ

เมื่อเจ้าหน้าที่บัญชีได้รับเอกสารใบสำคัญรับหรือใบสำคัญจ่ายจากเจ้าหน้าที่การเงิน ให้ทำการตรวจสอบความถูกต้องของรายการที่เกิด จำนวนเงิน และการอนุมัติ และจัดเก็บเอกสารใบสำคัญรับหรือใบสำคัญจ่ายเข้าแฟ้มแยกตามประเภทใบสำคัญเรียงตามเลขที่และวันที่เกิดรายการ

เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกในการจัดทำบัญชีสำหรับโครงการ สสส. ได้ออกแบบสมุดบัญชีอย่างง่ายในรูปแบบของ Ms.Excel ซึ่งเป็นการรวมเอาสมุดเงินสดและเงินฝากธนาคาร สมุดแยกประเภทรายจ่าย และสมุดแยกประเภทรายรับไว้ใน work sheet เดียวกัน เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกรายการ โดยผู้จัดทำบัญชีเพียงบันทึกรายการรับ - จ่ายเงินสดและเงินฝากธนาคาร พร้อมทั้งระบุรหัสกิจกรรม และจำแนกประเภทรายจ่ายและรายรับ ใน “สมุดเงินสด เงินฝากธนาคาร และบัญชีแยกประเภท“ (บน. 1) จากนั้นรายการที่บันทึกจะถูกสรุปไปยัง “สรุปรายจ่ายตามรายกิจกรรม” (บน. ที่ 2) ”สรุปการใช้จ่ายเงินงบประมาณแยกตามกิจกรรม” (บน. 3) และกระทบยอดเงินสดเงินฝากธนาคาร (บน. 4) โดยอัตโนมัติ (นอกจากนี้ยังเชื่อมโยงรายงานการเงิน (ง.1 – ง.3) โดยการใช้สูตรการคำนวณของ MS. Excel ดังตัวอย่างดังนี้

กระทบยอดเงินสดเงินฝากธนาคาร (บน.4)


รายรับ
	รายรับเงินงวด	300,000.00
	รายรับอื่น	-
	รวมรายรับ	300,000.00
รายจ่าย
	รายจ่ายตามเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน	197,800.00
	รวมรายจ่าย	197,800.00

รายรับสูงกว่ารายจ่าย (เงินสดคงเหลือ) - (A)		102,200.00


เงินสดคงเหลือประกอบด้วย
	เงินสดในมือ	1,000.00
	เงินฝากธนาคาร	101,200.00
	เงินยืมทดรอง	-
	รวม - (B)	102,200.00


	ผลต่าง (A) - (B)	-
		ต้องเท่ากับศูนย์เสมอ

ทั้งนี้ สสส. ได้นำตัวอย่างการบันทึกบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ลงไว้ใน CD ที่แนบมากับคู่มือการดำเนินงาน ฯ นี้แล้ว

การจัดทะเบียนคุมโครงการย่อย

ในกรณีที่มีโครงการย่อยในความดูแล ทุกครั้งที่เจ้าหน้าที่บัญชีได้รับใบสำคัญจ่ายการเบิกเงินงวดให้แก่โครงการย่อย นอกจากบันทึกรายการในสมุดเงินสดจ่าย ให้บันทึกรายการในทะเบียนคุมโครงการย่อย (สน.3) เนื่องจากการจัดทำทะเบียนคุมโครงการย่อยเพื่อดูความเคลื่อนไหวจะมีประโยชน์ต่อการติดตาม ควบคุม กำกับงานมาก

ทะเบียนคุมโครงการย่อย (สน.3)

ลำดับ

เลขที่สัญญา

ชื่อโครงการ

งบประมาณรวม

งวด 1

งวด 2

งวด 3

จำนวนเงินรับคืน

หมายเหตุ

วันที่

จำนวนเงิน

คงเหลือ

วันที่

จำนวนเงิน

คงเหลือ

วันที่

จำนวนเงิน

คงเหลือ

พัสดุ

ความหมาย

“พัสดุ” หมายถึง วัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดิน สิ่งปลูกสร้าง และการจ้าง เว้นแต่ในข้อบังคับ จะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น

“วัสดุ” หมายถึง สิ่งของที่มีความหมดเปลืองจากการใช้ ชำรุด หรือเสื่อมสภาพได้ง่าย หรือสิ่งของที่ใช้เพื่อการบำรุงรักษา ซ่อมแซม เสริมสร้าง หรือปรับปรุงพัสดุ รวมทั้งอะไหล่ ชุดอะไหล่ หรือส่วนประกอบของครุภัณฑ์หลัก แบบพิมพ์ต่าง ๆ หรือสิ่งตีพิมพ์ที่สำนักงานกำหนดหรือจัดให้พิมพ์เพื่อใช้ในกิจการของสำนักงาน และให้หมายความรวมถึงสิ่งของที่มีลักษณะถาวรหรือมีอายุการใช้งานมากกว่าหนึ่งปีและมีราคาไม่เกินหนึ่งหมื่นบาท

“ครุภัณฑ์” หมายถึง สิ่งของที่มีลักษณะคงทนถาวรหรือมีอายุการใช้งานมากกว่า 1 ปี

“การซื้อ” หมายถึง การซื้อพัสดุทุกชนิดทั้งที่มีการติดตั้ง ทดลอง และบริการที่เกี่ยวเนื่องอื่น แต่ไม่หมายความรวมถึงการจัดหาพัสดุในลักษณะการจ้าง

“การจ้าง” หมายถึง การจ้างทำของ การจ้างเหมาบริการ การจ้างที่ปรึกษา รวมทั้งการออกแบบและการควบคุมงาน แต่ไม่หมายความรวมถึงการจ้างเจ้าหน้าที่ ลูกจ้าง หรือบุคคลอื่นตามข้อบังคับกองทุนฯ ว่าด้วยการบริหารงานบุคคล

“การจำหน่ายพัสดุ” หมายถึง การมอบโอน การตัดบัญชี การแลกเปลี่ยน การขาย การแปรสภาพ หรือการทำลาย

การจัดซื้อจัดจ้างพัสดุ

เพื่อให้การดำเนินงานตามนโยบายประหยัดและมีคุณภาพ การจัดซื้อ/จัดจ้าง ต้องยึดหลักพัสดุที่มีคุณภาพสูง ราคาไม่สูงกว่าราคาตลาด และใช้ได้ทันเหตุการณ์ โดยปฏิบัติเป็นไปตามหลักเกณฑ์การบริหารงานพัสดุ พศ. 2547 ของสสส. หรือตามที่ระบุไว้ในสัญญา ทั้งนี้จะต้องมีหลักฐานเป็นใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง

หากมีการเปลี่ยนแปลงไม่สามารถปฏิบัติตามหลักเกณฑ์หรือข้อตกลงในสัญญาที่ระบุไว้ได้ ให้ทำความตกลงกับ สสส. เป็นกรณีๆ ไป การปรับเปลี่ยนหรือไม่ปฏิบัติโดยพลการอาจมีผลต่อการพิจารณาเบิกเงินงวด หรือการพิจารณาทุนในครั้งต่อไป

การจัดซื้อจัดจ้างหากไม่มีการตกลงไว้เป็นการเฉพาะ ขอให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์การบริหารงานพัสดุ พศ.2547 ของ สสส. ซึ่งพอสรุปวิธีดำเนินการได้ ดังนี้

วิธีการ	กำหนดวงเงิน/ครั้ง	วิธีดำเนินการ/การตรวจรับ
1.การจัดหาโดยวิธีการตกลงราคา	ไม่เกิน 500,000 บาท	1. ตกลงราคากับผู้ขายหรือผู้รับจ้างโดยตรง 2. วงเงินเกิน 50,000 บาท ให้ ผู้จัดการแผนงานแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับอย่างน้อย 3 คน
2. การจัดหาพัสดุโดยการเปรียบเทียบราคาดำเนินการในกรณีที่พัสดุ/งานมีคุณลักษณะมาตรฐานหรือรูปแบบรายละเอียดของพัสดุ/การจ้างที่ชัดเจน	เกิน 500,000 บาท	1. ให้ผู้จัดการแผนงานแต่งตั้งบุคคลหรือคณะบุคคลเพื่อกำหนดรายละเอียดพัสดุ/งาน รวมทั้งเปรียบเทียบราคาเพื่อสรุปเสนอแนะตามความเหมาะสม 2. ดำเนินการจัดซื้อ/จ้าง โดยให้มีคณะกรรมการตรวจรับตามที่ผู้จัดการแต่งตั้งไม่น้อยกว่า 3 คน
3. การจัดหาพัสดุโดยการคัดเลือกให้ดำเนินการได้ในกรณีดังต่อไปนี้ - ไม่อาจกำหนดรายละเอียดคุณลักษณะมาตรฐานที่ครบถ้วนได้ - ต้องจัดหาโดยเร่งด่วนหากล่าช้าอาจส่งผลเสียหายต่อการดำเนินงาน - เคยจัดหาแล้วแต่มีความจำเป็นต้องจัดหาเพิ่มด่วนเพื่อประโยชน์ของสำนักงาน - ต้องจัดหาหรือเช่าโดยตรงจากต่างประเทศหรือดำเนินการผ่านองค์กรระหว่างประเทศ - โดยลักษณะของการใช้งานหรือมีข้อจำกัดทางเทคนิคที่ต้องระบุยี่ห้อหรือสถานที่เป็นการเฉพาะ เช่น อะไหล่ต่างๆ การกำหนดสถานีเพื่อการออกอากาศประชาสัมพันธ์ - โดยลักษณะเป็นที่ดิน หรือสิ่งปลูกสร้างที่จำเป็นต้องซื้อหรือเช่าเฉพาะแห่งเช่นการติดตั้งป้ายประชาสัมพันธ์ การเช่าสำนักงาน เป็นต้น - จัดหาโดยวิธีเปรียบเทียบราคาแล้วไม่ได้ผล	เกินกว่า 500,000 บาท	1. ให้ผู้จัดการแผนงานแต่งตั้งคณะกรรมการไม่น้อยกว่า 3 คน ทำหน้าที่กำหนดรายละเอียด สำรวจข้อมูลและดำเนินการตามที่ได้รับมอบหมาย 2. หากผู้จัดการแผนงานเห็นว่า พัสดุในข้อ 1 เป็นงานเฉพาะก็ได้ 3. คณะกรรมการที่ได้รับมอบหมายดำเนินการและเสนอผลการดำเนินงานตามที่ได้รับมอบหมาย 4. ดำเนินการจัดหาพัสดุโดยมีคณะกรรมการตรวจรับตามที่ผู้จัดการแผนงานแต่งตั้งไม่น้อยกว่า 3 คน

หมายเหตุ โปรดศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้จาก “หลักเกณฑ์การบริหารงานพัสดุ พศ.2547 ของ สสส.”และ “ประกาศ สสส.เรื่อง แนวทางปฏิบัติในการจัดหาพัสดุ ณ 7 กุมภาพันธ์ 2550 ” (รายละเอียดตาม บทที่ 6) ซึ่งสามารถนำมาปรับใช้ให้สอดคล้องกับแผนงาน/โครงการ โดยไม่ขัดหรือแย้งกับหลักเกณฑ์ฯ ดังกล่าว

การจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์

การจัดซื้อครุภัณฑ์ที่ไม่ได้ระบุไว้ในเอกสารสัญญา ของโครงการ ผู้รับทุนจะต้องตกลงกับ สำนักที่รับผิดชอบ (ฝ่าย สสสส.) เป็นกรณีเฉพาะก่อนดำเนินการ

การดำเนินการของโครงการเกี่ยวกับครุภัณฑ์

เมื่อโครงการได้ดำเนินการจัดซื้อครบถ้วนกระบวนการจนได้ครุภัณฑ์มาแล้วให้ดำเนินการ ดังนี้

1. รหัสครุภัณฑ์ ให้โครงการกำหนดรหัสครุภัณฑ์ ติดแถบให้เห็นชัดเจน สามารถตรวจสอบอ้างอิงได้

2. ทะเบียน(คุม)ครุภัณฑ์ ให้จัดทำทะเบียนครุภัณฑ์ (แนบท้ายหมายเลข 1) เพื่อใช้เป็นทะเบียนคุมครุภัณฑ์ โดยในแต่ละรายการให้ถ่ายสำเนาใบส่งของ / ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน (อย่างใดอย่างหนึ่ง) พร้อมระบุวันที่รับครุภัณฑ์ชิ้นนั้นๆแนบไว้ด้วย

3. อุปกรณ์ควบหรือเสริม ในส่วนที่เป็นอุปกรณ์ควบหรือเสริมของระบบคอมพิวเตอร์ ดิจิตอล หรือ computer accessories หากครุภัณฑ์หลักราคาเกิน 10,000 บาท ถึงแม้ราคาไม่ถึง 10,000 บาท ก็ให้ใส่ใน “ทะเบียนครุภัณฑ์” ด้วย

4. การตรวจนับ อย่างน้อยทุก 6 เดือน จะต้องมีการตรวจนับความถูกต้องครบถ้วน พร้อมระบุสภาพการใช้งาน หัวหน้าโครงการจะต้องลงนามรับทราบกำกับผลการตรวจนับด้วยทุกครั้ง

5. การดูแลรักษา โครงการเป็นผู้รับผิดชอบดูแลรักษาครุภัณฑ์ให้อยู่ในสภาพที่เหมาะสมและปลอดภัย หากเกิดความเสียหายที่ไม่ใช่เกิดจากเหตุสุดวิสัย ไม่ถือเป็นความรับผิดชอบที่จะต้องจ่ายจากเงินของโครงการ ทั้งนี้ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ผู้รับผิดชอบจะต้องดำเนินการซ่อมหรือจัดหามาให้โครงการใช้งานได้ตามปกติ

6. การเบิกเงินงวด ปิดโครงการ หรือยกเลิกโครงการ จะต้องแนบ “ทะเบียนครุภัณฑ์” (ถ้ามีรายการ) ทุกครั้ง

การจัดทำทะเบียนครุภัณฑ์

ในกรณีที่โครงการมีการจัดซื้อวัสดุ ครุภัณฑ์ ใช้ในโครงการ เพื่อความสะดวกในการควบคุมและตรวจสอบ ให้โครงการจัดทำทะเบียนครุภัณฑ์โดยมีแนวทางปฏิบัติดังนี้

1. เมื่อเจ้าหน้าที่บัญชีได้รับใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ที่แสดงให้เห็นว่าเป็นการซื้อครุภัณฑ์จากเจ้าหน้าที่การเงิน เจ้าหน้าที่บัญชีต้องบันทึกรายการดังกล่าวลงในทะเบียนครุภัณฑ์(พน.4)ทันที โดยที่ทะเบียนครุภัณฑ์ ควรประกอบด้วย

1) ลำดับที่

2) รหัสครุภัณฑ์ที่กำหนดขึ้นเป็นตัวเลขเพื่อใช้ในการควบคุม และจัดทำป้ายตัวเลขติดที่ครุภัณฑ์นั้นๆ เพื่อสะดวกในการตรวจสอบ

3) จำนวน

4) รายละเอียดของครุภัณฑ์

5) วันที่ได้มา

6) เลขที่เอกสารอ้างอิง นำมาจากใบสำคัญจ่าย

7) ราคาทุนหรือราคาที่ซื้อมา

8) สถานที่ตั้ง กรณีส่งมอบครุภัณฑ์นั้นให้หน่วยงานอื่นเป็นผู้ใช้ประโยชน์ต้องจัดทำหนังสือส่งมอบการดูแลรักษาเป็นหลักฐาน

9) เก็บสำเนาหลักฐานใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีที่ใช้ประกอบการบันทึกทะเบียนคุมครุภัณฑ์แนบไว้กับตัวทะเบียนด้วย

2. รายงานผู้บริหารโครงการทราบทุก 6 เดือน

แนวทางการบริหารจัดการ ครุภัณฑ์และวัสดุสำนักงานเมื่อสิ้นสุดโครงการ

แผนงาน ชุดโครงการ หรือโครงการ ที่ได้รับทุนสนับสนุนจาก สสส. ให้จัดหาครุภัณฑ์หรือวัสดุสำนักงานจำเป็นสำหรับการดำเนินงาน เมื่อปิดโครงการ ยุติโครงการ หรือ ยกเลิกโครงการ ให้สำนักที่รับผิดชอบร่วมกับ ผู้รับผิดชอบ แผนงาน ชุดโครงการ หรือ โครงการ ดำเนินการตามหลักเกณฑ์การบริหารงานพัสดุ พ.ศ.2547 และ ประกาศ สสส.เรื่อง แนวทางปฏิบัติในการจัดหาพัสดุ ณ 7 กุมภาพันธ์ 2550 ” ของ สสส.ดังนี้

1. จำหน่ายครุภัณฑ์หรือวัสดุสำนักงานโครงการโดยวิธีการขาย สำนักที่รับผิดชอบและผู้รับผิดชอบ แผนงาน ชุดโครงการ หรือโครงการ ดำเนินการ ดังนี้

1) ตั้งคณะกรรมการ ให้แผนงาน ชุดโครงการ หรือโครงการ ตั้งคณะกรรมการ เพื่อประเมินสภาพและตรวจสอบราคาคงเหลือของพัสดุก่อนดำเนินการขาย โดยกำหนดให้ผู้รับผิดชอบแผนงาน ชุดโครงการ หรือโครงการ เป็นประธาน กรรมการประกอบด้วยเจ้าหน้าที่ของแผนงาน ฯ และผู้ประสานงาน สสส. ที่รับผิดชอบ

2) คณะกรรมการจัดทำบันทึกให้ชัดเจนว่าขายให้กับใคร ราคาเท่าไร พร้อมเหตุผลประกอบ และนำเงินที่เกิดจากการขายเข้าบัญชีแผนงาน ชุดโครงการ หรือโครงการ

3) ผู้รับผิดชอบแผนงานฯ จัดทำบันทึกการจำหน่ายพัสดุโครงการ ส่งมาพร้อมกับเรื่องปิดโครงการ หรือยุติโครงการ หรือยกเลิกโครงการ และโอนเงินทั้งหมดคืน สสส.

2. กรณีการโอนวัสดุหรือครุภัณฑ์ให้กับโครงการอื่น สำนักที่รับผิดชอบและผู้รับผิดชอบแผนงาน ชุดโครงการ หรือโครงการ ดำเนินการ ดังนี้

1)ทำได้ในกรณีโอนให้ราชการหรือหน่วยงานสาธารณะประโยชน์

2)ทำบันทึกส่งมอบพัสดุโครงการ พร้อมแนบทะเบียนคุมพัสดุตามจำนวนที่ส่งคืนให้กับผู้อำนวยการสำนักที่รับผิดชอบ มาพร้อมกับการปิดโครงการ หรือยุติโครงการ หรือยกเลิกโครงการ

3) สำนักที่รับผิดชอบทำบันทึกแจ้งผู้อำนวยการสำนักบริหารกลางพร้อมเหตุผลที่ชัดเจน พร้อมแนบทะเบียนพัสดุโครงการที่จะโอนให้กับโครงการอื่น เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบต่อไป

3. กรณีการจำหน่ายด้วยวิธีอื่นๆ คือ การแลกเปลี่ยน การแปรสภาพหรือการทำลาย ให้สำนักที่รับผิดชอบ และผู้รับผิดชอบแผนงาน ชุดโครงการ หรือโครงการ ดำเนินการ ดังนี้

1) การแลกเปลี่ยน ให้ทำได้ในกรณีที่เป็นประโยชน์ต่อสำนักงานและมีมูลค่าที่เท่าเทียมกัน

2) การแปรสภาพหรือทำลาย ในกรณีที่เป็นประโยชน์ต่อสำนักงานฯ

3) จัดทำบันทึกเหตุผลของการจำหน่ายพัสดุโครงการพร้อมแนบทะเบียนคุมพัสดุ ส่งให้ผู้อำนวยการสำนักที่รับผิดชอบ

4) สำนักที่รับผิดชอบจัดทำบันทึกแจ้งผู้อำนวยการสำนักบริหารกลาง เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบต่อไป

การคิดมูลค่าสุทธิของครุภัณฑ์ก่อนการตัดจำหน่าย

สสส.กำหนดอายุการใช้งานครุภัณฑ์เป็นเวลา 5 ปี เพื่อเป็นการสะดวกต่อการคำนวณค่าเสื่อมราคา และหามูลค่าสุทธิเพื่อการตัดจำหน่าย โดยดำเนินการดังนี้

เมื่อการดำเนินโครงการสิ้นสุด และมีการตัดจำหน่ายครุภัณฑ์ออกจากโครงการเพื่อการขาย หรือบริจาค ให้โครงการหามูลค่าสุทธิของครุภัณฑ์ชิ้นนั้น ๆ โดยนับอายุการใช้งานจากวันที่ซื้อถึงวันที่ตัดจำหน่ายเป็นเวลาเท่าใด แล้วคำนวณค่าเสื่อมราคา เพื่อหามูลค่าสุทธิของครุภัณฑ์นั้น

ตัวอย่างการคำนวณค่าเสื่อมราคา

ชื่อครุภัณฑ์	ราคาที่ได้มา	วันที่ซื้อ	วันที่ตัดจำหน่าย	อายุการใช้งาน (ปี / เดือน)	ค่าเสื่อมราคา	มูลค่าสุทธิ
โต๊ะทำงาน	10,000.00	01/01/2547	31/12/2550	4 ปี	8,000.00	2,000.00
โต๊ะทำงาน	10,000.00	01/01/2547	31/12/2551	5 ปี	10,000.00	0.00

หากวันที่ได้มาของครุภัณฑ์ภายในวันที่ 15 ของเดือนใด ให้คำนวณค่าเสื่อมราคาทั้งเดือนนั้น แต่หากวันที่ได้มาของครุภัณฑ์หลังวันที่ 15 ของเดือน ให้ยกยอดไปคำนวณค่าเสื่อมราคาในต้นเดือนถัดไป

ตัวอย่างการคำนวณค่าเสื่อมราคา

ชื่อครุภัณฑ์	ราคาที่ได้มา	วันที่ซื้อ	วันที่ตัดจำหน่าย	อายุการใช้งาน (ปี / เดือน)	ค่าเสื่อมราคา	มูลค่าสุทธิ
โต๊ะทำงาน	10,000.00	14/01/2547	31/12/2550	4 ปี	8,000.00	2,000.00
โต๊ะทำงาน	10,000.00	16/01/2547	31/12/2550	3 ปี 11 เดือน	7,833.37	2,166.63

หมายเหตุ ราคาที่ได้มา หมายถึง ราคาที่ซื้อ+ค่าใช้จ่ายอื่นที่เกิดขึ้น เพื่อให้ครุภัณฑ์นั้นใช้งานได้ เช่น การซื้อแอร์ ราคา 20,000-บาท และมีค่าติดตั้ง 5,000.- บาท ราคาที่ได้มา เพื่อจะใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคา จะเท่ากับ 20,000+5,000 = 25,000.- บาท

FAQ : คำถามพบบ่อย

1. หลักฐานที่สำคัญในการจัดซื้อ มีอะไรบ้าง

ตอบ 1.1 ใบขอซื้อ หรือบันทึกการขออนุมัติจัดซื้อ หรือเอกสารอื่นที่เป็นหลักฐานยืนยันได้ว่าไม่ได้ดำเนินการจัดซื้อแบบพลการ โดยขาดผู้มีอำนาจอนุมัติให้ดำเนินการจัดซื้อ หรือใบสั่งซื้อสั่งจ้าง

1.2 ผลงาน หรือเอกสารยืนยันการจัดซื้อนั้น ๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน

2. การจัดซื้อแบบวิธีตกลงราคา มีวิธีการปฏิบัติอย่างไร

ตอบ การจัดซื้อที่มีวงเงินไม่เกิน 5 แสนบาท และต้องมีการสอบราคาก่อนตัดสินใจซื้อเพื่อให้แน่ใจก่อนว่าของที่เราต้องการนั้น มีราคาเหมาะสม คุณภาพดี และสามารถใช้งานได้ตามความประสงค์ที่ต้องการ